Whistleblowerordning – hvad skal din virksomhed vide?
En whistleblowerordning giver medarbejdere og andre personer med tilknytning til virksomheden mulighed for at indberette alvorlige eller kritisable forhold på en tryg og fortrolig måde.
Formålet er at gøre det muligt at komme frem med oplysninger om forhold, som virksomheden har en væsentlig interesse i at få undersøgt og håndteret – uden at den person, der indberetter, skal frygte negative konsekvenser.
Hvem skal have en whistleblowerordning?
Private virksomheder med 50 eller flere medarbejdere er som udgangspunkt omfattet af whistleblowerloven og skal derfor have en whistleblowerordning.
Mindre virksomheder er som udgangspunkt ikke underlagt samme krav. De kan dog vælge frivilligt at etablere en ordning som en del af virksomhedens arbejde med blandt andet compliance, risikostyring og ansvarlig virksomhedsdrift.
Hvad kan indberettes?
Whistleblowerordningen er først og fremmest beregnet til alvorlige lovovertrædelser og alvorlige kritisable forhold.
Det kan eksempelvis dreje sig om:
- Korruption og bestikkelse
- Bedrageri og anden økonomisk kriminalitet
- Tyveri eller underslæb
- Alvorlige overtrædelser af lovgivningen
- Seksuel chikane
- Alvorlig chikane eller diskrimination
- Grove overtrædelser af virksomhedens interne regler
- Alvorlige forhold vedrørende sikkerhed eller miljø
Virksomheden kan vælge at lade whistleblowerordningen omfatte flere typer forhold end det, der følger af lovens minimumskrav.
Hvad skal ordningen ikke bruges til?
En whistleblowerordning er ikke tænkt som virksomhedens almindelige klagekanal.
Mindre uenigheder, almindelig utilfredshed eller mindre alvorlige konflikter mellem medarbejdere bør som udgangspunkt håndteres gennem virksomhedens øvrige procedurer.
Der kan dog være situationer, hvor grænsen mellem en almindelig personalesag og en whistleblowersag ikke er helt klar.
Hvilke krav stilles der til en whistleblowerordning?
En velfungerende whistleblowerordning skal blandt andet indeholde:
En sikker indberetningskanal
Medarbejdere og andre relevante personer skal have mulighed for at indberette forhold på en sikker måde.
En klar procedure
Virksomheden skal have en fast proces for, hvordan indberetninger modtages, vurderes, undersøges og afsluttes.
En whistleblowerpolitik
Det bør være tydeligt beskrevet, hvad ordningen kan bruges til, hvem der kan indberette, og hvordan en sag bliver behandlet.
Fortrolighed og datasikkerhed
Oplysninger om en indberetning skal behandles fortroligt og i overensstemmelse med de relevante databeskyttelsesregler.
Hvor hurtigt skal virksomheden reagere?
Der gælder konkrete frister for behandlingen af indberetninger.
Virksomheden skal blandt andet:
- bekræfte modtagelsen af en indberetning senest 7 dage efter modtagelsen,
- følge op på indberetningen,
- give whistlebloweren feedback om sagens behandling senest 3 måneder efter modtagelsen.
Det er derfor vigtigt, at virksomheden ikke blot etablerer en indberetningskanal, men også har en gennemarbejdet proces for den efterfølgende håndtering.
Beskyttelse af whistlebloweren
En central del af reglerne er, at personer, der indberetter i overensstemmelse med reglerne, skal være beskyttet mod repressalier.
Det betyder blandt andet, at en whistleblower ikke må udsættes for eksempelvis afskedigelse, degradering, chikane eller andre negative konsekvenser som følge af sin indberetning.
Samtidig skal virksomheden sikre en forsvarlig behandling af personoplysninger og have styr på, hvordan oplysninger fra whistleblowersager opbevares og håndteres.
Skal whistleblowerordningen være anonym?
Der er forskel på anonymitet og fortrolighed.
En virksomhed kan have en ordning, hvor indberetninger behandles fortroligt, uden at oplysninger om whistlebloweren deles unødigt.
Danske virksomheder kan desuden selv fastlægge, om og hvordan anonyme indberetninger skal håndteres i den interne ordning.
Kan en ekstern leverandør håndtere ordningen?
Ja. Virksomheden behøver ikke nødvendigvis selv stå for hele administrationen.
Whistleblowerordningen kan eksempelvis håndteres ved hjælp af en ekstern advokat, revisor eller en specialiseret whistleblowerløsning.
Det afgørende er, at den valgte løsning lever op til kravene om blandt andet fortrolighed, sikkerhed og korrekt behandling af indberetninger.
En whistleblowerordning er mere end et lovkrav
For mange virksomheder kan en whistleblowerordning være et værdifuldt værktøj – ikke kun for at overholde lovgivningen, men også for at opdage problemer, før de udvikler sig.
En god ordning kan give ledelsen adgang til information om forhold, som ellers kan være vanskelige at opdage gennem de almindelige kontrol- og rapporteringssystemer.
Det kan samtidig være med til at styrke virksomhedens arbejde med compliance, risikostyring, ansvarlig virksomhedsadfærd og god governance.
Whistleblowerordning i hele værdikæden
Virksomheder kan vælge at give adgang til whistleblowerordningen for andre end egne medarbejdere.
Det kan eksempelvis være:
- Leverandører
- Underleverandører
- Konsulenter
- Samarbejdspartnere
- Andre personer med en arbejdsrelateret tilknytning til virksomheden
Det kan især være relevant for virksomheder med internationale aktiviteter og komplekse leverandørkæder, hvor alvorlige problemer ikke nødvendigvis bliver opdaget gennem virksomhedens egne kontroller eller audits.
